# 公司注册后，是否必须设立采购部门？税务部门有相关要求吗？ ## 引言 “公司注册完了，下一步是不是得赶紧招个采购？”这是很多创业者拿到营业执照后，坐在空荡荡的办公室里，盯着桌上一堆注册资料时，脑子里冒出的第一个问题。说实话，在加喜财税这14年，帮上千家企业办过注册，也见过太多老板在这事儿上纠结：有的觉得“人少好办事”，采购让行政兼着就行；有的则觉得“专业人干专业事”，哪怕公司刚起步也得把采购部门搭起来。更让他们头疼的是，税务部门那边到底有没有什么“隐形要求”？万一没设采购部门，税务上会不会出问题？ 其实啊，这问题看似简单，背后藏着不少门道。采购部门这东西，它不像财务、法务那样“非有不可”，但要说它“可有可无”，又不对——尤其是当企业开始真正运转，采购环节直接关系到成本控制、税务合规，甚至经营风险。今天我就以加喜财税12年财税服务的经验，结合这些年的真实案例，跟大家好好掰扯掰扯：公司注册后，到底要不要设采购部门？税务部门对这事儿到底有没有要求？希望能帮各位刚起步的老板们少走弯路。 ## 法律无强制 先说个结论：**从法律层面看，公司注册后，并没有强制要求必须设立独立的采购部门**。《公司法》里只规定了公司应当设立股东（大）会、董事会、监事会（或监事）、经理等机构，对具体业务部门的设置，比如要不要单独设采购、销售、行政，完全由企业根据自身经营需要自主决定。换句话说，法律只管“公司能不能成立”，不管“公司内部怎么分部门”。 那是不是说，小公司完全可以不设采购部门，让老板自己或者行政兼着？理论上没问题，但实践中往往容易踩坑。记得2019年帮一家做跨境电商的初创公司注册，老板是个技术出身的，觉得“采购不就是买东西嘛”，就让行政兼管。结果半年后，因为采购了一批没有正规发票的电子产品，财务没法入账，成本列支不完整，汇算清缴时被税务系统预警，补了20多万企业所得税，还罚了滞纳金。老板当时就懵了：“买个东西怎么还这么多事？”这就是典型的“法律没强制，但经营有需求”的案例——法律不逼你设采购部门，但采购环节的管理漏洞会自己找上门。 还有2021年遇到一家餐饮连锁店，开了3家分店，总部没设采购部门，各店店长自己找供应商买菜买肉。时间长了，问题来了：A店店长跟亲戚买菜价12元/斤，B店店长跟市场价8元/斤，总部根本没法统一成本控制；更麻烦的是，部分供应商不开票，财务只能用“白条”入账，被税务局稽查时，不仅补税，还因为“无法证实成本真实性”被核定征收，税款比实际还高。后来老板痛定思痛，专门成立了采购中心，统一供应商筛选、价格谈判和发票管理，半年后成本降了15%，税务风险也解了。 所以说，法律不强制设采购部门，但**企业的经营逻辑和风险管控，会“倒逼”你重视采购职能**。尤其当企业规模扩大、业务复杂后，没有专业采购管理，很容易陷入“小散乱”的泥潭，最终在成本、税务甚至供应链上栽跟头。 ## 税务有关联 虽然法律不强制，但**税务部门对采购环节的要求，直接决定了企业“管不管采购”“怎么管采购”**。很多老板以为“税务是财务的事”，其实从采购开始，税务风险就已经埋下伏笔了。简单说，采购环节的税务合规，核心就两件事：**发票真实合规**和**成本列支合理**。 先说发票。税务部门要求，企业采购商品或服务，必须取得合法有效的发票，主要是增值税专用发票（一般纳税人）或普通发票（小规模纳税人）。如果采购没发票，或者发票不合规（比如项目开错、税率错误），财务没法抵扣进项税（一般纳税人），也不能在企业所得税前扣除成本，相当于“钱花了，税还得交，成本还不能抵”。我见过最夸张的一家制造企业，老板为了“省钱”，找了一堆不开票的小供应商买原材料，一年下来，进项税抵扣少了80多万，成本列支少了300多万，汇算清缴时被税务局重点“关照”，不仅补了企业所得税，还因为“取得不符合规定发票”被罚款10万。这就是典型的“因小失大”——为了省几个采购点的钱，搭进去更多税款和罚款。 再说成本列支。税务部门强调“成本真实、合理、相关”，而采购成本是企业成本的大头（尤其是贸易、制造行业）。如果没有规范的采购管理，很容易出现“成本虚高”或“成本缺失”的问题。比如有的公司为了少交企业所得税，让供应商虚开采购发票，虚构成本，这属于虚开发票，是税务严打的行为；有的公司则因为采购流程混乱，该花的钱没花（比如为了压价买劣质材料导致生产事故），或者不该花的钱乱花（比如采购回扣），最终影响利润和税务申报。 这里必须提一个专业术语——**“三流一致”**，也就是发票流、资金流、货物流（或服务流）必须统一。比如，A公司向B公司采购一批货物，发票开A公司，付款从A公司公户转给B公司，货物也发给A公司，这就是“三流一致”；如果发票开A公司，付款却转给C公司，或者货物发给C公司，税务系统就会预警，怀疑你虚开发票或走账。去年帮一家建筑公司做税务辅导，他们采购钢材时，为了让供应商“方便”，让付款方、发票方、收货方不一致，结果被税务局稽查，认定为“资金回流”，补税加罚款一共120多万。所以说，采购环节的税务合规，不是“财务做账时注意”就行，而是从供应商选择、合同签订、付款到收货，整个流程都要规范。 ## 规模适配性 “设不设采购部门”，很大程度上取决于**企业的规模和业务复杂度**。小作坊式公司和集团化企业，采购管理的逻辑完全不一样，不能一概而论。 对于初创期的小微企业（比如员工10人以下，年销售额500万以下），业务简单，采购量小，确实没必要单独设采购部门。这时候可以让行政、财务甚至老板本人兼着采购职能，重点是把“发票”和“成本”这两关守住：比如尽量选择能开票的供应商，哪怕价格高一点；建立简单的采购台账，记录采购时间、物品、金额、供应商，方便财务入账和税务核查。我见过一家做文创设计的初创公司，3个创始人，采购就是买画材、电脑配件，让行政兼管后，要求所有供应商开普通发票，每月台账跟财务对账，既没设采购部门，也没出税务问题，反而因为流程简单，响应速度快。 但企业一旦进入成长期（比如员工20-50人，年销售额1000万-5000万），采购量上来了，供应商多了，问题就来了。这时候如果还是“谁顺手谁采购”，很容易出现采购价格不统一、供应商管理混乱、质量参差不齐等问题。这时候就需要**设立专职采购岗位**（不一定是独立部门，可以是“行政兼采购”或“财务兼采购”，但必须有专人负责）。比如2020年帮一家做直播带货的MCN机构，他们从10人发展到50人，采购需求从“买点办公用品”变成“批量采购直播设备、服装道具”，老板就让原来的行政主管转岗专职采购，负责供应商谈判、比价、合同签订，同时要求所有供应商开专票（因为公司是一般纳税人，需要抵扣进项税）。半年后，采购成本降了12%，进项税抵扣额增加了30万，效果很明显。 到了成熟期的大中型企业（员工100人以上，年销售额5000万以上），采购职能就更复杂了，不仅涉及“买什么、买多少”，还要考虑供应链管理、成本控制、风险规避，这时候就必须**设立独立的采购部门**，甚至采购中心，下面分设寻源、采购、供应商管理、成本分析等岗位。比如我们服务过的一家汽车零部件制造企业，年销售额过亿，采购部门有20多人，负责全球供应商开发、采购成本核算、供应链风险预警，甚至参与产品设计阶段的成本优化。这种情况下，没有独立的采购部门，根本没法支撑企业的规模化运营。 所以说，**采购部门的设置，要跟着企业规模走“小步快跑”**：初创期“合并职能”，成长期“专人专岗”，成熟期“独立部门”。核心不是“有没有部门”，而是“有没有人把采购这件事管明白”。 ## 行业特殊性 除了规模，**行业特性也是决定“是否设采购部门”的关键因素**。有些行业天生对采购管理要求高，就算公司再小，也得把采购职能“拎出来”重点抓。 比如**食品、药品、医疗器械行业**，这些行业受国家监管严格，采购环节直接关系到产品质量和安全。我见过一家小型食品加工厂，注册时只有5个人，老板觉得“没必要设采购部门”，就让亲戚负责买原材料。结果为了降低成本，亲戚从没有资质的小作坊买了批过期面粉，生产出的面包导致消费者食物中毒，不仅被市场监管部门罚款50万，还被消费者起诉，最后公司倒闭了。后来我们复盘发现，如果当时哪怕设个兼职采购岗，要求供应商必须提供《食品生产许可证》、每批原料都有检验报告，这种悲剧完全可以避免。 再比如**建筑工程行业**，采购的主要是钢材、水泥、砂石等大宗商品，金额大、供应商多，而且经常需要跨区域采购。这类企业如果没规范的采购管理，很容易出现“采购价高于市场价”“材料质量不达标”“供应商拖欠货款”等问题。我们服务过一家建筑公司，刚开始没设采购部门，各项目部自己找供应商，结果A项目部买的钢材比B项目部贵了800元/吨，整个项目因此多花了200多万；还有一次，项目部买了批劣质水泥，导致混凝土强度不够，返工损失高达50万。后来公司成立采购中心，统一招标、统一采购、统一结算，不仅成本降了10%，质量事故也没再发生。 还有**高新技术企业**，比如做芯片、生物医药的，采购的核心是“研发物资”和“精密设备”，这些物资往往技术含量高、供应商少，甚至需要定制化采购。这时候采购人员不仅要懂商务谈判，还得懂技术参数，最好能参与到研发阶段的供应商选型中。比如一家做AI芯片的初创公司，虽然只有30人，但专门设立了“研发采购岗”，负责对接芯片设计所需的EDA工具、晶圆代工厂等供应商，因为采购人员懂技术，能准确评估供应商的工艺能力，避免了“买错设备、耽误研发”的风险。 所以说，**行业监管越严、采购越专业、成本占比越高的行业，越需要设立专门的采购部门或岗位**。这不是“要不要”的问题，而是“行业逼着你必须做”的事。 ## 替代模式分析 不设独立的采购部门，是不是就意味着“没人管采购”？当然不是。很多企业，尤其是小微企业，会选择**“替代模式”来处理采购职能**，既节省人力成本，又能保证采购合规。常见的替代模式有三种，各有优劣，企业可以根据自身情况选。 第一种是**“行政/财务兼采”**。这是最常见的小企业模式，让行政或财务人员兼任采购，利用他们对接供应商、管理费用的优势，处理日常采购需求。比如一家10人的设计公司，行政兼采购，负责买办公用品、打印纸、咖啡机等，财务兼采购负责对接设计软件、素材库的采购（因为这类采购需要开发票，财务更熟悉）。这种模式的优点是“节省人力”，缺点是“采购专业性不足”——行政可能不懂市场行情，财务可能不懂商务谈判，容易买贵或者买到不合适的东西。我们见过一家小贸易公司，让财务兼采购，财务为了“省事”，一直跟一个高价供应商合作，后来老板自己谈才发现，同样的东西，市场价比供应商低20%，一年多花了30万。 第二种是**“外包采购”**。就是把采购职能交给第三方专业机构，比如采购外包公司、供应链管理公司。这种模式适合那些“采购需求不大但专业性高”的企业，比如小型医疗器械公司，需要采购特殊耗材，但自己没渠道，就外包给有医疗器械采购资质的第三方。外包公司的优势是“资源丰富、专业度高”，能帮企业找到优质供应商，降低采购成本；缺点是“需要支付服务费”（一般是采购额的1%-3%），而且企业对采购过程的控制力较弱。2022年帮一家医疗器械初创公司对接过外包采购，他们通过外包公司采购了一批检验试剂，比市场价低15%，支付了5万服务费，算下来还是划算的。 第三种是**“平台化采购”**。现在很多企业，尤其是互联网、电商企业，会用B2B采购平台（比如京东企业购、阿里巴巴企业采购）来处理标准化商品采购。这种模式的优点是“流程透明、价格公开、发票合规”，平台上的供应商都是经过认证的，价格也相对透明，还能直接对接财务系统，自动生成发票和报销单。比如一家做电商的公司，日常需要的快递盒、胶带、办公文具，都在京东企业购上采购，系统自动比价，下单后第二天送到，发票直接开到公司，财务直接勾选抵扣，省了不少事。缺点是“只适合标准化商品”，对于非标品（比如定制化设备、特殊原材料），平台化采购就不太适用了。 所以说，**替代模式不是“偷懒”，而是“用更灵活的方式解决采购问题”**。企业选哪种模式，关键看“采购什么”“采购量多大”“有没有专业的人”。核心目标是：既要合规，又要高效，还要省钱。 ## 风险规避策略 无论有没有采购部门，采购环节的税务风险和管理风险都客观存在。与其等出了问题再补救，不如提前做好**风险规避策略**。根据我们12年的财税服务经验，以下这几点“保命法则”，所有企业都得记牢。 第一，**供应商“准入”要严**。别为了图便宜，随便找供应商。采购前一定要查清楚：供应商有没有营业执照？能不能开正规发票？（尤其是专票，要确认对方是一般纳税人还是小规模纳税人，税率对不对）如果是特殊行业（比如食品、建筑），有没有相关资质（比如食品经营许可证、施工资质）？我见过一家公司，为了买便宜钢材，找了个“三无”供应商，结果对方收了钱就跑，钢材质量还不合格，损失只能自己扛。后来我们帮他们建立供应商准入清单，要求所有供应商必须提供营业执照、税务登记证、资质证明，还要做“背景调查”，再小的供应商也不能免。 第二，**采购合同“条款”要细**。很多企业采购时图省事，不签合同，或者签“口头合同”，结果出了问题扯皮。其实采购合同不仅是“买卖凭证”，更是“税务合规依据”。合同里必须明确：采购商品/服务的名称、规格、数量、价格、质量标准、交付时间、付款方式、发票信息（比如“开票类型：增值税专用发票，税率13%”）、违约责任等。尤其是发票条款，一定要写清楚“供应商应在交付货物后X日内提供合规发票，否则买方有权延迟付款”。去年帮一家制造公司打了个官司，供应商没按时开专票，导致他们进项税抵扣延迟，合同里写了违约条款，最后供应商赔偿了10万损失。 第三，**采购流程“留痕”要全**。税务稽查时，最怕的就是“说不清”。所以采购过程中的每一个环节——询价、比价、供应商选择、合同签订、付款、收货、验收、发票交接——都要有书面记录或电子痕迹。比如建立《采购申请单》《采购合同台账》《入库验收单》《发票交接单》，最好用采购管理软件（比如用友、金蝶的采购模块）全程留痕，方便随时查证。我们服务过一家贸易公司，被税务局稽查时，要求提供近一年的采购合同和入库单，他们用采购软件导出了所有记录，半小时就交齐了，稽查人员看完直接走了，说“你们流程规范，没问题”。 第四，**人员“培训”要到位**。不管是专职采购还是兼职采购，都得懂基本的财税知识。比如怎么识别发票真伪（现在有“国家税务总局全国增值税发票查验平台”），什么情况下能开专票，什么情况下只能开普票，采购成本怎么入账等等。去年给一家电商公司做培训，采购人员不知道“个人只能开普票，不能开专票”，结果找了个个体户供应商买了一批货，要求开专票，对方只能去税务局代开，税率3%，而他们是一般纳税人，本来可以13%抵扣，损失了一大块进项税。后来我们给采购人员做了专项培训，这种错误再也没犯过。 ## 总结 说了这么多，其实核心观点就两个：**第一，公司注册后，法律不强制要求设立采购部门，但企业经营和税务合规的“实际需求”，往往会让采购职能“不可或缺”；第二，税务部门对采购环节没有“部门设立”的要求，但对“采购合规”的要求非常严格——发票要真实、成本要合理、流程要规范。** 对企业来说，设不设采购部门，不是“跟风”或“拍脑袋”的事，而是要结合自身规模、行业特性、业务复杂度来定：初创期小公司，可以用“行政兼采”“财务兼采”或“平台化采购”替代；成长期中等公司，需要“专人专岗”抓采购；成熟期大公司，必须“独立部门”管供应链。无论哪种模式，核心都是把采购这件事管明白——既要省钱，又要合规，还要规避风险。 未来的商业竞争，不仅是产品、服务的竞争，更是供应链的竞争。采购环节作为供应链的“入口”，其重要性只会越来越高。数字化采购（比如AI寻源、智能比价）、ESG采购（关注环保、社会责任）会成为趋势，企业如果现在不重视采购管理，未来可能会在成本、效率、风险上吃大亏。 ## 加喜财税企业见解 在加喜财税14年的企业服务经验中，我们始终认为：**“采购部门”不是企业的“标配”，但“合规高效的采购管理”一定是企业的“必选项”**。很多创业者初期为了节省成本，忽视采购环节，结果在税务、成本、供应链上栽跟头，得不偿失。我们建议，企业注册后，不必急于设立独立采购部门，但一定要建立“基础采购规范”：比如供应商准入、合同签订、发票管理、流程留痕，这些“基本功”做到位，既能规避税务风险，又能为未来规模化采购打下基础。加喜财税可以为企业提供从注册到采购税务合规的全流程服务，帮助企业在“降本”和“合规”之间找到平衡点，让企业走得更稳、更远。